Les doctorants de la Chaire Unesco « Les archives au service des nations et des sociétés africaines » lancent un appel à communication dans le cadre de la deuxième édition de leur journée d’études consacrée aux archives en Afrique. Cette édition a pour thème : « Le vrac d’archives en Afrique : concepts, problématiques, méthodes et solutions ».

ARGUMENTAIRE :

Le « vrac », tel que défini dans le dictionnaire Le Robert, réfère à l’état de quelque chose qui est « pêle-mêle, sans être arrimé et sans emballage », autrement dit un état de désordre(Le Robert, s. d.). Il désigne également un état où des éléments qui sont censés être ensemble se retrouvent isolés au point de rendre leur assemblage difficile, voire impossible. C’est donc un terme qui peut être utilisé dans presque tous les domaines de connaissance pour désigner un état de chose qui est en « détail », inapproprié et difficile à maîtriser, auquel il conviendrait de trouver des solutions particulières.

En ramenant le terme à l’univers de l’archivistique, le vrac reste fidèle à son sens initial. Il s’agit d’un état d’archives en désordre, non identifiées, ou isolées de leur contexte de création, rendant ainsi impossible leur exploitabilité. C’est généralement le cas des archives numériques dont le nom des fichiers n’est pas normalisé(Jullien & Vasseur, 2024, p. 19). Le vrac d’archives ou le vrac archivistique est :
« un fonds présenté, non classé et dont l’origine peut ne pas être identifiable. Plus concrètement, ce sont des tas de documents éparpillés, mélangés, non organisés retrouvables à plusieurs endroits. Ils se retrouvent généralement dans un magasin, dans ou sous les escaliers, dans les sacs, au grenier, dans les armoires… Le vrac en archivistique concerne également les fichiers informatiques qui peuvent se trouver éparpiller sur les serveurs. Mal nommé ou mal indexé, un fichier peut facilement se perdre dans les multitudes de documents. »(Elisha, 2023).

L’expression « vrac d’archives » est donc employée pour désigner une réalité dans l’univers des archives qui entrave la maîtrise et l’exploitabilité de l’information. Pour Marie Anne Chabin, et de manière tangible,
« un vrac d’archives (papier) est un amoncellement de boîtes et de cartons plus ou moins en bon état, contenant des registres traçant des événements ou la vie de personnes et de lieux, des factures périmées, des contrats égarés, des courriers oubliés, des brouillons abandonnés, des copies éculées, des analyses toujours pertinentes, des notes dépareillées, de la documentation inusitée, etc., tout cela dans le plus grand désordre, désordre initial (le contenu des cartons fait suite au vidage d’armoire d’un collaborateur qui a quitté le service) ou désordre ultérieur (par suite des manutentions successives)» (Chabin, 2016).

De ce fait, le vrac d’archives échappe aux méthodes et aux principes traditionnels de gestion des archives, mettant ainsi les archivistes en grandes difficultés en ce qui concerne la maîtrise et la gestion de l’information. Plusieurs professionnels se sont intéressés à la problématique de la gestion du vrac d’archives notamment ceux du magazine Archimag à travers ses capsules vidéo sur le sujet(Association des archivistes Français, s. d.). Cela montre clairement que le vrac d’archives, tant physique que numérique, est une préoccupation majeure pour les professionnels nécessitant une approche méthodique pour y faire face.

Par ailleurs, on oppose généralement le « vrac d’archives » au « dossier d’archives » qui est ordinairement l’unité de base en archivistique. En s’appuyant sur le fait que l’archiviste va à l’encontre de la constitution logique ou organique des dossiers selon Sabine Mas et Louise Gagnon-Arguin(Mas & Gagnon-Arguin, 2003), Ogui et. all. affirment : « Ainsi, il ne fait plus un travail professionnel, mais devient un simple trieur de documents ; ses compétences ne lui permettent que de prendre en charge le vrac, c’est-à dire des documents non regroupés en dossiers, qu’il reçoit pêle-mêle. »(Ogui et al., 2020, p. 34) Le vrac d’archives est donc conçu par opposition au dossier d’archives et trouve ses causes, à la fois, dans la manière de travailler de l’archiviste et dans la manière dont les producteurs conçoivent et gèrent leurs documents. Le vrac d’archives résulte aussi d’une situation d’anarchie où les procédures et les textes contraignants sont quasi existants. S’ajoute à cela, le facteur humain qui constitue un obstacle notamment en termes de manque de personnel qualifié et de la résistance des producteurs face aux recommandations des archivistes pour construire des fonds organisés, dès la création des documents.

En Afrique, le vrac d’archives reste un sujet majeur et sa gestion un problème permanent que les pouvoirs publics tentent, par diverses politiques, de gérer. Dans les administrations publiques, le vrac d’archives est généralement présenté sous deux formes : d’un côté un passif documentaire accumulé et délaissé depuis des années, de l’autre côté des documents produits au quotidien, utilisés et rangés par leurs producteurs sans la prise en compte des règles archivistiques. Cela montre que le vrac archivistique en Afrique continue d’exister et qu’il y aura encore du passif documentaire pour lesquels des « projets d’apurement » vont être mis en œuvre.

Cette situation questionne ainsi les professionnels sur les origines du vrac d’archives : Pourquoi le vrac d’archives dans les administrations africaines existe-t-il toujours ? Le vrac d’archives numériques et le vrac d’archives physiques posent-ils les mêmes problèmes ? Quelles spécificités pour le vrac numérique ? Que fait l’archiviste africain face au vrac d’archives ? Quelles sont les solutions que proposent les pays africains pour résorber et au mieux éradiquer le vrac d’archives ? Quels défis à surmonter pour garantir la gestion du vrac d’archives ? Peut-on en finir avec le vrac d’archives ?

Cette journée d'études permettra d'explorer la problématique du vrac d'archives à travers ses enjeux, ses répercussions sur la pratique archivistique en Afrique et sur l’efficacité des administrations africaines, ses défis, ainsi que les approches à adopter pour éliminer le vrac d'archives.

 Références bibliographiques : 

• ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANÇAIS, « Comment traiter un vrac d’archives en 5 étapes ? #4 Le traitement archivistique », Archimag, [s.d.]. URL : https://www.archimag.com/traiter-vrac-archives-5-etapes-traitement-archivistique.. Consulté le 27 novembre 2024.
• CHABIN (Maire-Anne), « Réflexion sur le vrac numérique », Le blog de Marie-Anne Chabin, 11 mai 2016. URL : https://www.marieannechabin.fr/2016/05/reflexion-sur-le-vrac-numerique/.. Consulté le 27 novembre 2024.
• ELISHA (Laurelle), « Le vrac archivistique : comment y faire face ? », ArchivInfos, 9 mars 2023. URL : https://archivinfos.com/vrac-archivistique-comment-faire-face-traitement-archives-organisation-documents/.. Consulté le 25 novembre 2024.
• JULLIEN (Eve) et VASSEUR (Édouard), « Archives et intelligence artificielle », Archivistes !, no 147 (2024). Consulté le 25 novembre 2024, p. 17‑35.
• LE ROBERT, « Vrac - Définitions, synonymes, prononciation, exemples », Dico en ligne Le Robert, [s.d.]. URL : https://dictionnaire.lerobert.com/definition/vrac.. Consulté le 25 novembre 2024.
• MAS (Sabine) et GAGNON-ARGUIN (Louise), « Pour un approfondissement de la « notion » de dossier dans la gestion de l’information organique et consignée d’une organisation », Archives, vol. 35, no 1‑2 (2003), Revue de l’Association des archivistes du Québec. Consulté le 22 novembre 2024, p. 29‑48.
• OGUI (Jupiter), SOUNNOUVOU (Etienne), AZANMAVO (Jérôme) et al., « Du document au dossier: changement de paradigme dans la formation en archivistique au Bénin », Documentation et Bibliothèques, vol. 66, no 4 (2020), Former les professionnels de l’information. URL : https://www.erudit.org/fr/revues/documentation/2020-v66-n4-documentation05773/1074555ar/.. Consulté le 14 mars 2022, p. 33‑40.

Comité d'organisation :

Mariam Makkoudi | mariam.makkoudi@esi.ac.ma

Couessi Jupiter Ogui | jupiter.ogui@chartes.psl.eu

Nora Saad | nsaad@esi.ac.ma

Sous la supervision de :

M. Edouard Vasseur | edouard.vasseur@chartes.psl.eu

English version

As part of the second edition of their study day devoted to archives in Africa, the PhD students of the Unesco Chair "Archives in the service of African nations and societies" are issuing a call for proposals. The theme of this year's event is "Bulk archives in Africa: concepts, issues, methods, and solutions".

Argumentary :

« Bulk », as defined in Le Robert dictionary, refers to the state of something that is « jumbled up, unsecured and unpackaged », in other words a state of disorder . It also refers to a state where elements that are supposed to be together are so disjointed that assembling them is challenging or impossible. Thus, it is a term that can be used in practically any field of knowledge to describe a situation that is in « detail » unsuitable and difficult to manage, and for which specific remedies must be established.

By bringing the term back to the world of archiving, the bulk remains true to its original meaning. It refers to a state of archives that are in disorder, unidentified, or isolated from their context of creation, making them impossible to use. This is in general the case of digital archives with non-standardised file names . Bulk archives or archival bulk are :
« a collection that is presented, unclassified and and whose provenance may be unidentifiable. More concretely, these are piles of scattered, mixed and unorganised documents that can be found in several places. They are generally found in a shop, in or under the stairs, in bags, in the attic, in cupboards, etc. Bulk archiving also concerns computer files that may be scattered on servers. Incorrectly named or indexed, a file can easily get lost among the multitude of documents ».

The expression « archival bulk » is therefore used to describe a reality in the world of archives that hinders the mastery and usability of information. Regarding Marie Anne Chabin, and in a concrete manner :
« A bulk (paper) archive is a heap of boxes and cartons in more or less good condition, containing registers tracing events or the lives of people and places, out-of-date invoices, misplaced contracts, forgotten letters, abandoned drafts, outdated copies, analyses that are still relevant, mismatched notes, unusual documentation, etc., all in the greatest disorder, initial disorder (the contents of the cartons are the result of the emptying of a cupboard by an employee who has left the department) or subsequent disorder (as a result of manoeuvres by employees), all in the greatest disorder, initial disorder (the contents of the boxes are the result of an employee who has left the department emptying a cupboard) or subsequent disorder (as a result of successive handling operations, etc.) »

As a result, bulk archives fall outside the scope of traditional archive management techniques and principles, placing archivists in major challenges with regard to the control and management of information. A range of professionals have focused on the problem of managing bulk archives, namely those from Archimag magazine through its video capsules on the subject . This clearly shows that the bulk of archives, both physical and digital, is a major concern for professionals requiring a methodical approach to deal with it.

On the other hand, the « bulk archive » is generally contrasted with the « archive file », which is typically the basic unit in archival science. Based on the fact that, according to Sabine Mas and Louise Gagnon-Arguin, the archivist goes against the logical or organic constitution of files , Ogui et. all. assert: « Thus, he no longer does a professional job, but becomes a simple sorter of documents; his skills only allow him to take charge of the bulk, i.e. documents not grouped into files, which he receives in a jumble ». Bulk archiving is therefore perceived in opposition to the archive file, and has its origins both in the archivist's way of working and in the way producers create and manage their documents.

Bulk archiving is also the result of a situation of anarchy where procedures and binding texts are almost inexistent. Additionally, the human factor presents a challenge, especially with regard to the shortage of qualified staff and the resistance of producers to the recommendations of archivists to build organised collections, right from the creation of the documents.

In Africa, the bulk of archives remains a major issue and its management is a permanent problem that public authorities are trying to manage through various policies. In public administrations, the bulk of archives is generally presented in two forms: on the one hand, as a collection of documents that have been accumulated and neglected over the years, and on the other, as documents that are regularly produced, used and filed away by their producers without taking archival rules into consideration. This shows that the archival bulk in Africa is still present, and there will continue to be a documentary liability for which « clearance projects » will be implemented.

This situation raises questions among professionals about the origins of bulk archives : Why do bulk archives still exist in African administrations ? Are the issues with bulk digital and bulk physical archives the same? What are the specific characteristics of digital bulk archives ? How is bulk archiving handled by the African archivist? What remedies have African nations proposed to reduce or, at best, eradicate bulk archiving? What challenges must be overcome in order to ensure bulk archive management ? Is bulk archiving a practice that can be ceased?

This study day will examine the issue of bulk archiving through its problems, its repercussions on archival practice in Africa and on the efficiency of African administrations, its challenges, and the approaches to be adopted to eliminate bulk archiving.

Langues de soumission : français ou anglais.

Résumé entre 500 et 700 mots.

Date d'ouverture des soumissions : 06 janvier 2025.

Date limite de soumission : 20 février 2025.

Date de notification de sélection : 20 mars 2025.

Date de la journée d’études : 29 avril 2025.

Les différentes propositions retenues seront organisées autour des axes qui se dégagent en fonction des sujets abordés dans les propositions. La durée des interventions sera de 20 minutes chacune et il y aura une discussion à la fin de chaque session (axe).

Languages of submission: French or English

Abstracts should be between 500 and 700 words

Tender opening date: 06 january, 2025

Submission deadline : 20 february 2025
Notification of selection date : 20 march 2025
The study day: 29 april 2025.

The proposals selected will be organised around the themes that emerge from the topics covered in the proposals. Each presentation will last 20 minutes and there will be a discussion at the end of each session (topic).

jedoctorants.chaireansa@gmail.com